Thyerja e tekstit duke përdorur Excel: 7 hapa (me fotografi)

2024 Autor: John Day | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2024-01-30 12:31

Ky udhëzues do t'ju tregojë se si të ndani (në gjuhën e kompjuterit, analizoni) tekstin duke përdorur Excel. Udhëzuesi do t'ju prezantojë me disa nga komandat e trajtimit të tekstit në Excel. Ky udhëzues do të bazohet në Excel 2007, por do të funksionojë në çdo version të fundit të softuerit. Teknika mund të aplikohet në një gamë të gjerë të dhënash.

Hapi 1: Ndërtoni listën tuaj të emrave

Në qelizën A1, futni titullin e titullit të kolonës. Listat e shpeshta do të kenë emra në formën Last, First. Vendosni disa emra për të punuar. Në gjuhën e kompjuterit, një grup karakteresh teksti si emrat tanë këtu quhet varg.

Hapi 2: Shkurtoni Hapësira shtesë

Shumë herë, listat nga programet kompjuterike ose të kopjuara nga faqet e internetit kanë hapësira shtesë. Excel ka një funksion të quajtur TRIM që heq hapësirat shtesë; nëse ka dy ose më shumë hapësira në mes të një vargu Excel i nxjerr të gjitha përveç një, dhe nëse ka hapësira të shumta në fund të vargut Excel i heq të gjitha ato. Për të përdorur funksionin, futni titullin TRIMMED në Cell B1 pastaj futni formulën = TRIM (A2). Për të treguar se si funksionon funksioni, vini re në imazh që shtova hapësira para emrit të parë, Jane. Funksioni TRIM heq të gjitha hapësirat shtesë.

Hapi 3: Gjeni personazhin kufizues

Në mënyrë që të ndajmë mbiemrin dhe emrin në qeliza të ndryshme, duhet të gjejmë diçka që ndan dy pjesët (në gjuhën e kompjuterit, kjo quhet ndarës); në rastin tonë këtu është një presje. Për ta bërë këtë ne do të përdorim funksionet e vargut në Excel. Në Cell C1, futni kokën me presje dhe në Cell C2 futni formulën: = GJENI (",", B2). Në anglisht, kjo formulë do të thotë Shikoni në qelizën B2 dhe zbuloni se ku është presja. Kur shtypni enter, Cell C2 do të kthejë numrin 6 (nëse emri në Cell B2 është Smith, Jane) që është pozicioni i presjes në varg. Ne kryejmë funksionin në emrin e shkurtuar.

Hapi 4: Gjetja e Emrit

Tani është koha për të gjetur emrin e parë. Për ta bërë këtë, ne do të përdorim një funksion të quajtur MID, i cili përdoret për të nxjerrë pjesë të një vargu nga MIDdle e vargut. Në Cell D1, futni titullin F_Name. Ku fillon emri i parë? Epo, meqenëse e dimë se presja është në pozicionin 6 (numri i kthyer në kolonën me presje) dhe ka një hapësirë (mbani mend, ne shkurtuam vargun) emri i parë duhet të fillojë dy pozicione pas presjes (një për hapësirën pas, pastaj edhe një për shkronjën e parë në emër). Në Cell D2 futni formulën = MID (B2, C2+2, 100) dhe shtypni enter. Duhet ta shihni Jane në qeli. Ja se si do të përkthehej formula në anglisht: Merrni vargun në Cell B2, filloni 2 karaktere pranë presjes dhe tërhiqni 100 karaktere. Duke i thënë Excel -it që të marrë 100 karaktere ne po themi marrim gjithçka nga karakteri 8 deri në fund të vargut; nëse ka 1 karakter ose 100 Excel do të marrë gjithçka.

Hapi 5: Gjetja e mbiemrit

Tani për mbiemrin. Këtë herë, ne do të përdorim funksionin LEFT, i cili tërheq tekstin nga ana e majtë e vargut (emër gjenial, eh?). Në qelizën E1, futni titullin L_Name. Pra, ku përfundon mbiemri? Ne e dimë se presja është në pozicionin gjashtë në këtë shembull, kështu që mbiemri duhet të përfundojë me 1 karakter para kësaj. Në Cell E2 futni formulën = LEFT (B2, C2-1) dhe shtypni enter. Duhet ta shihni Smithin. Formula e përkthyer thotë: Merrni numrin në Cell C2 dhe zbritni 1; merrni kaq shumë karaktere nga ana e majtë e vargut në Cell B2.

Hapi 6: Kopjoni Formulat

Kopjoni formulat tuaja të ndërtuara fort për të përpunuar pjesën tjetër të emrave duke theksuar qelizat B2 deri në E2. Ju do të vini re se në këndin e poshtëm të djathtë të përzgjedhjes ka një kuti të vogël të zezë; duke mbajtur të shtypur butonin e majtë të miut, zgjidhni kutinë e vogël të zezë dhe tërhiqeni poshtë (kur miu rri pezull mbi vendin e duhur, ai do të kthehet në një shenjë 'plus'). Mbani të shtypur butonin e majtë të miut dhe tërhiqeni poshtë derisa të arrini në rreshtin e fundit të emrave në listën tuaj dhe lëshoni butonin e majtë të miut.

Hapi 7: Përfundimi

Tani nuk doni formula, doni emra. Pothuajse kemi mbaruar. Theksoni qelizat D2 deri në E6. Brenda zonës së theksuar, klikoni butonin e djathtë të miut. Kufiri duhet të ndryshojë në një vijë lëvizëse me pika. Zgjidhni Kopjo nga menyja e shkurtoreve. Pastaj, miun e djathtë përsëri brenda zonës së theksuar, por këtë herë zgjidhni Paste Special. Klikoni në butonin e radios Vlerat dhe zgjidhni OK. Kontrolloni çdo qelizë që kishte një formulë (si D2 ose E5); formula duhet të ishte zëvendësuar me rezultatin e formulës. Klikoni në A në krye të kolonës A, dhe duke mbajtur shtypur butonin e majtë të miut tërhiqeni në kolonën C. Miu i djathtë në zonën e theksuar dhe zgjidhni Fshij; do të mbeteni me listën tuaj të emrave me emrat dhe mbiemrat në kolona të ndryshme. Kjo është një teknikë fleksibël që mund ta zbatoni në shumë situata. Argëtohu!