Krijimi i një makro në Microsoft Excel: 7 hapa

2024 Autor: John Day | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2024-01-30 12:17

Keni probleme me punën me grupet e të dhënave në Excel? Shpenzoni shumë kohë për përgatitjen e të dhënave, dhe jo mjaftueshëm kohë për t’i analizuar ato? Unë kam përdorur në mënyrë rutinore Macros brenda excel për të shkurtuar procesin e krijimit të modeleve efektive të të dhënave, kështu që vendosa se është një kohë e mirë për të mësuar të tjerët se si të përdorin këtë mjet të pastër. Përdorimi efektiv i makrove në proceset në kohë do të kursejë shumë kohë për biznesin tuaj, në këmbim duke kursyer para.

Makrot janë në thelb programe që krijoni në Excel përmes një procesi të njohur në përgjithësi si "Kodimi Visual". Në thelb, ju shtypni "Regjistro makro", pastaj tregoni hapat dhe llogaritjet e ndërmjetme derisa të merrni produktin tuaj përfundimtar, pastaj përfundoni regjistrimin. Tani në çdo kohë që keni të dhëna hyrëse të përcaktuara njësoj si makroja juaj origjinale, mund ta shtypni atë buton dhe produkti përfundimtar do të bëhet menjëherë.

Krijova një listë tallëse të porosive të blerjes dhe çmimin përkatës dhe informacionin e marrë në para të gatshme. Përmes procesit që do t'ju tregoj, krijova një makro për të futur të dhënat në një spreadsheet profesional me një klikim të një butoni. Tabela e përfunduar mund të analizojë se cilat llogari kanë ende një bilanc në to, dhe numrin e përgjithshëm të llogarive për periudhën e caktuar. Ndjehuni të lirë të merrni makro time dhe ta personalizoni atë që të përputhet me nevojat e kompanisë tuaj.

Paralajmërim para se të filloni:

Makrot janë një funksion kompleks i Excel. Unë nuk i këshilloj përdoruesit fillestarë të Excel që të përpiqen të bëjnë një makro, së pari mësoni se si të punoni brenda Excel dhe pasi të keni një kuptim të fortë se si të përdorni Excel dhe funksionet e ndryshme, pastaj provoni të krijoni makro. Me sa u tha, ky udhëzues bëhet duke supozuar që lexuesit të kuptojnë se si të veprojnë brenda excel

Furnizimet

• Qasje në Microsoft Office dhe Excel
• Një kuptim i përgjithshëm se si të përdorni Excel

Hapi 1: Hapi 1: Përpiloni të dhënat dhe filloni regjistrimin e makros

Imazhi i parë:

Organizoni të dhënat që dëshironi të përfshihen në tabelën tuaj në një spreadsheet Excel. Pasi gjithçka është në Excel ju duhet të regjistroni makro. Me makro ju merrni vetëm një përpjekje, kështu që unë rekomandoj që ta rishikoni këtë para se të provoni.

Imazhi i dytë:

Për të regjistruar makron, do t'ju duhet të aktivizoni skedën e zhvilluesit, për ta bërë këtë shkoni te File> Options> Customize Ribbon, pastaj zgjidhni skedën Developer dhe klikoni "OK".

Imazhi i tretë:

Tani që keni skedën Developer në shiritin tuaj, klikoni në skedën Developer, pastaj klikoni "Regjistro makro". Krijoni një titull që i përshtatet përmbajtjes së skedarit dhe shtypni "OK", gjithçka pas këtij hapi do të jetë procesi i regjistrimit të makros deri në hapin ku përfundohet. Gjithashtu vini re që të gjitha qelizat e theksuara me ngjyrë të verdhë do t'ju ndihmojnë të udhëzoheni përmes këtij udhëzimi MOS e vendosni këtë në dokumentin tuaj, sepse do të ndryshojë makro.

Hapi 2: Hapi 2: Krijoni Tabela dhe Model për Fletën Përfundimtare

Imazhi i parë:

Së pari krijoni një kopje të skedës së hapur në mënyrë që të keni skeda identike të hapura. Kthehuni në skedën tuaj origjinale dhe zgjidhni të dhënat që dëshironi të organizoni. Krijoni një tabelë me tituj dhe shtoni disa rreshta hapësirë mbi të, bëra 5 rreshta.

Imazhi i dytë:

Krijoni një titull në krye dhe krijoni një kuti që do të mbajë figurat e kontrollit. Shifrat e kontrollit për këtë shabllon janë "Numri i Konsumatorëve" dhe "Para të Mbledhura". Sa i përket organizimit të këtij shablloni, ju mund të bëni atë që ju pëlqen, por jini të vetëdijshëm se udhëzimi im është specifik për paraqitjen që zgjodha.

Hapi 3: Hapi 3: Ndërtoni Figurën e Kontrollit të Parë

Ky hap është mjaft i thjeshtë; megjithatë, një gabim këtu mund të çojë që figura e kontrollit të mos funksionojë në makron përfundimtare. Në kutinë pranë qelizës "Numri i klientëve", krijoni një formulë "COUNT" për të mbledhur numrin e qelizave në një rresht të vetëm të tabelës. Zgjodha të numëroj qelizat që i theksova të verdha. Gjithashtu, mirë të theksohet se formula ime e plotë është gjithashtu në krye të figurës.

Hapi 4: Hapi 4: Krijoni Figurën e Kontrollit të Dytë

Kujdes, këto dy hapa të tjerë janë të gjerë dhe mund të jenë konfuze, prandaj lexoni me kujdes. Që këtej e tutje udhëzimet e mia do të jenë specifike për modelin tim të të dhënave. Nëse keni nevojë për një proces tjetër, ju lutemi përdorni timen si referencë, por jo si një model 100% të saktë, sepse mund të mos funksionojë për skedarin tuaj.

Imazhi i parë:

Shkoni te skeda e dytë në librin e punës (skeda e kopjuar)

Në kolonën J krijoni një titull të ri të rreshtit "Shuma e mbetur". Në Cell J2 (qeliza e theksuar më sipër) futni formulën = G2-H2 dhe kopjojeni atë në pjesën tjetër të qelizave. Kthehuni në skedën origjinale me shabllonin e punës.

Imazhi i dytë:

Në qelizën E4, bëni një formulë të re që arrin kolonën Shuma e majtë nga faqja e kopjuar më parë. Shiriti i formulës tregon formulën e përfunduar.

Hapi 5: Hapi 5: Paratë e Mbledhura nga Klienti

Për të krijuar një pamje vizuale për të treguar se çfarë klientësh kanë akoma balanca të papaguara, do të na duhet të krijojmë një tabelë të veçantë.

Imazhi i parë:

Për të filluar të ktheheni në skedën e kopjuar, të treguar më sipër. Për tabelën e re ne do të duam vetëm informacion për klientët me një bilanc të papaguar. Së pari në kolonat "L" dhe "M" i titullojnë përkatësisht "Emri" dhe "Mbiemri". Pastaj në qelizën L2 shkruani formulën = IF ($ J2> 0, A2,””). Kjo formulë e shkruar thotë, nëse qeliza J2 është më e madhe se 0, atëherë tregoni vlerën në qelizën A2, nëse nuk është më e madhe se 0 lini qelizën bosh.

Sigurohuni që kur i referoheni qelizës J2 të vendosni një shenjë dollari ($) para J, kjo na lejon të kopjojmë të dhënat në qelizat e tjera në mënyrë korrekte. Shenja $ mban referencën në kolonën "J", por lejon që rreshtat të ndryshojnë në përputhje me rrethanat. Tjetra kopjoni formulën në pjesën tjetër të qelizave në kolonën "L" dhe "M" (rrethuar më sipër).

Imazhi i dytë:

Për të tërhequr me saktësi vlerën e parasë, ne përdorim një vlerë të ngjashme si me emrat e mëparshëm. Këtë herë krijoni një formulë që thotë, = IF (J2> 0, J2,””). Dallimi i vetëm në këtë formulë është se nëse vlera është më e madhe se zero, ne duam të dhënat nga "Shuma e mbetur". Kopjoni këto të dhëna në pjesën tjetër të qelizave.

Imazhi i tretë:

Tjetra kopjoni të dhënat e reja nga skeda e kopjuar, pastaj shkoni te skeda e modelit dhe klikoni me të djathtën poshtë tabelës (nuk ka rëndësi se ku). Pasi të klikoni me të djathtën, shikoni opsionet e ngjitjes dhe zgjidhni "Paste Values", kjo ngjit vetëm numrat dhe jo formulat.

Imazhi i katërt:

Krijoni një filtër për tabelën dhe zgjidhni një nga titujt. Klikoni në menunë zbritëse dhe zgjidhni filtrin e të gjithë, përveç boshllëqeve. Pasi filtri të jetë vendosur, numrat e rreshtave do të shfaqen blu, i theksova qelizat në të verdhë për ta bërë më të lehtë. Zgjidhni rreshtat blu dhe fshini këto rreshta. Pasi të jenë fshirë rreshtat, pastroni filtrin siç tregohet më poshtë:

Hapi 6: Hapi 6: Përfundoni modelin

Për t'i bërë më profesionale të dhënat e arkëtuara të pa arkëtuara nga klientët, formatoni të dhënat si një tabelë. Pasi të jetë përfunduar, shtoni një Titull në tabelë dhe klikoni "Merge & Center" për ta bërë atë uniform në tabelë. Nëse nuk është bërë kështu, sigurohuni që numrat të jenë të formatuar në "Kontabilitet" për të treguar se shenjat e dollarit dhe shumat e centit. Në këtë pikë makroja është e plotë dhe produkti përfundimtar duhet të duket diçka si kjo:

Hapi 7: Hapi 7: Përfundoni makro

Shkoni në skedën "Zhvilluesi" në shirit dhe klikoni në butonin "Ndalo regjistrimin". Në këtë pikë makroja ka përfunduar dhe gati për t'u përdorur!

Kur përdorni makron në të ardhmen, nëse të dhënat fillestare janë paraqitur siç janë në Hapin 1, makro duhet të funksionojë në mënyrë perfekte! Ndiqni këto hapa nga afër dhe ju premtoj se do të Excel. Paç fat!